Cómo automatizar la gestión de tus alquileres con Google Workspace

Introducción

Ser propietario de varios pisos o casas en alquiler puede convertirse fácilmente en un trabajo a tiempo completo en 2025.

Entre revisar contratos, recordar fechas de pago, atender incidencias o responder mensajes de inquilinos, la gestión diaria puede consumir más tiempo del que imaginas.

Por suerte, con las herramientas gratuitas de Google Workspace, podemos centralizar y automatizar las tareas más repetitivas.

En esta guía te mostraremos cómo automatizar paso a paso los procesos más tediosos de tus alquileres con herramientas accesibles, fáciles de usar y adaptadas a propietarios particulares o pequeños gestores inmobiliarios.

1. Centraliza la información en Google Sheets

El primer paso para automatizar la gestión de tus alquileres es tener toda la información en un solo sitio. Google Sheets es ideal para esto: gratuito, accesible desde cualquier dispositivo y fácil de compartir.

Con una simple hoja de cálculo puedes tener control total sobre tus inmuebles, inquilinos, contratos y pagos sin depender de ningún software externo.

🧱 Crea tu panel principal

Abre una nueva hoja en Google Sheets y añade una pestaña llamada “Inmuebles” o “Gestión de alquileres”.

Luego, crea columnas como estas:

Inmueble	Inquilino	Email	Teléfono	Alquiler mensual	Fecha de inicio	Fecha de vencimiento	Estado de pago	Observaciones
Piso Atocha	Juan Pérez	[email protected]	600123456	950 €	01/02/2025	31/01/2026	Pagado	Renovar en enero

💡 Consejo: Aplica colores o filtros para identificar pagos pendientes o contratos próximos a vencer.

Si quieres una guía mucho más detallada y una plantilla para empezar a rellenar datos directamente puedes verla aquí.

Si trabajas con alguien más (una pareja, familiar o gestor), puedes compartir la hoja en modo “ver” o “editar”. Así todos tienen acceso actualizado a la misma información sin enviar documentos por correo.

2. Automatiza recordatorios y tareas con Google Calendar

Una vez tienes toda la información organizada en Google Sheets, el siguiente paso es automatizar los recordatorios y tareas que antes hacías manualmente.

Google Calendar es perfecto para esto: gratuito, sincronizado con tu móvil y muy fácil de usar.

🔔 Crea recordatorios automáticos de pagos y renovaciones

• Abre Google Calendar y crea un evento recurrente para cada inmueble.
• Ejemplo: “Comprobar pago – Piso Atocha” el día 1 de cada mes.
• Añade una notificación por correo o móvil para ese mismo día o el anterior.
• Usa colores distintos para cada inmueble o tipo de evento (pagos, mantenimiento, contratos).

En esta guía de Google Calendar enseñamos cómo hacer todo esto en detalle.

💡 Consejo: si gestionas varios pisos, crea un calendario separado por propiedad. Así puedes activar o desactivar su visibilidad fácilmente.

📅 Añade tareas vinculadas desde Google Tasks

• Desde Calendar, crea tareas como “Revisar contrato Piso Lavapiés” o “Actualizar precio de alquiler”.
• Marca las tareas completadas directamente desde el calendario o la app de Google Tasks.
• Esto te ayuda a llevar un seguimiento visual de tu gestión sin llenar tu bandeja de entrada.

3. Gestiona la comunicación con Gmail

La comunicación con tus inquilinos también puede automatizarse con las herramientas de Gmail.

Así evitas redactar los mismos correos cada mes o perder mensajes entre tu bandeja personal.

✉️ Usa plantillas de correo

Activa las plantillas (Configuración → Avanzado → Plantillas) y guarda mensajes frecuentes como:

• Recordatorios de pago
• Confirmación de recepción de pagos
• Aviso de renovación de contrato

Solo tendrás que seleccionarlas y enviarlas con un clic.

Si quieres una herramienta que envíe automáticamente las actualizaciones de renta puedes probar AutoIPC

⏰ Programa envíos automáticos

Cuando redactes un correo, haz clic en la flecha junto a “Enviar” → Programar envío.
Útil para enviar recordatorios de pago o avisos fuera del horario laboral.

🗂️ Organiza tus correos

Usa etiquetas con el nombre del inmueble o del inquilino (por ejemplo: “Piso Atocha”, “Piso Lavapiés”).
Así tendrás todos los mensajes relacionados agrupados y fáciles de encontrar.

4. Controla cobros y gastos desde Google Sheets

Además de registrar la información básica, puedes usar Google Sheets para llevar el control de tus cobros y gastos sin complicarte.

💰 Registra pagos y calcula rentabilidad

Crea una pestaña llamada “Finanzas” con columnas como:

| Fecha | Inmueble | Inquilino | Importe | Estado | Tipo (Ingreso/Gasto) |

Usa funciones básicas como SUMA o FILTRO para calcular totales o ver solo los pagos pendientes.

💡 Tip: aplica formato condicional para resaltar en rojo los pagos atrasados.

Te enseñamos cómo hacer todo esto en esta guía

📱 Añade gastos fácilmente

Crea un Google Form vinculado a tu hoja para registrar gastos o incidencias desde el móvil.

Cada envío se guardará automáticamente en la pestaña correspondiente, sin tocar la hoja manualmente.

📊 Revisa tus resultados

Dedica unos minutos cada mes a revisar totales e ingresos netos.

Así tendrás una visión clara de la rentabilidad de cada inmueble y podrás tomar decisiones con datos.

5. Gestiona documentos y contratos en Google Drive

Tener todos los documentos organizados es clave para evitar pérdidas o confusiones.
Con Google Drive, puedes guardar contratos, facturas y certificados de cada inmueble en la nube y acceder desde cualquier dispositivo.

📂 Organiza tus carpetas

Crea una estructura clara, por ejemplo:
/Alquileres/2025/Piso_Atocha/Contratos/
/Alquileres/2025/Piso_Lavapiés/Facturas/

Usa nombres consistentes para los archivos, como “Contrato_Piso_Atocha_2025.pdf”.

🤝 Comparte con seguridad

Si quieres dar acceso a un inquilino o gestor, comparte la carpeta con permiso de solo lectura.
Así pueden consultar documentos sin modificarlos.

📸 Escanea desde el móvil

Con la app de Drive puedes escanear documentos directamente y guardarlos en la carpeta correcta.
Ideal para facturas o contratos firmados en papel.

6. Recoge incidencias con Google Forms

Con Google Forms puedes crear un formulario simple para que tus inquilinos reporten incidencias o averías sin necesidad de llamadas o mensajes.

🧰 Crea tu formulario

Incluye campos como:

• Nombre del inquilino
• Inmueble
• Descripción del problema
• Fecha
• Opción para subir una foto

Las respuestas se guardan automáticamente en una hoja de Google Sheets, creando un historial útil para hacer seguimiento.

📩 Activa notificaciones

Configura el formulario para recibir un correo cuando haya una nueva respuesta.
Así podrás reaccionar rápido ante cualquier incidencia.

📊 Usa los datos

Revisa la hoja de respuestas cada mes para ver qué inmuebles generan más incidencias y priorizar mejoras.

Conclusión: Un sistema simple, gratuito y 100% tuyo

Con las herramientas de Google Workspace puedes gestionar tus alquileres como un profesional, sin pagar por software ni complicarte con nuevas plataformas.

Google Sheets, Calendar, Drive, Gmail y Forms trabajan juntos para ayudarte a ahorrar tiempo, evitar errores y mantenerlo todo bajo control.
Y lo mejor es que puedes empezar hoy mismo con lo que ya tienes.

Empieza creando tu hoja de seguimiento en Google Sheets y añade, poco a poco, los recordatorios y formularios.
En pocos días notarás la diferencia: más orden, menos estrés y una gestión mucho más eficiente.